MODERNIZAÇÃO

Comprovantes estão integrados a sistema on-line já existente. Iniciativa faz parte do programa de modernização Simplifica UnB

 

As servidoras da SAA Milena Gomes e Carolina Bardella mostram o acesso aos documentos digitais pelo celular. Foto: André Reis / Secom UnB.
As servidoras da SAA Milena Gomes e Carolina Bardella mostram o acesso aos documentos digitais pelo celular. Foto: André Gomes/Secom UnB

 

A partir desta segunda-feira (12), estudantes de graduação e de pós-graduação podem acessar pela internet o histórico escolar, a declaração de monitoria e a declaração de período de curso. A novidade faz parte da modernização em curso na Universidade de Brasília, que desde agosto já disponibiliza outras três declarações pela página UnB Documentos Digitais. Os arquivos gerados têm autenticação digital e códigos para verificação de validade.

 

Com a mudança, os alunos não precisam mais se deslocar às secretarias de curso ou aos postos da Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) para solicitar tais comprovantes. Basta, por exemplo, ter um celular conectado à internet para acessar a página, onde também estão disponibilizados comprovante de matrícula, declaração de aluno regular e grade horária.

 

Juntos, esses três documentos somam mais 67 mil emissões pela internet, no período entre 1º de agosto e 30 de outubro. Outra inovação veio com a implantação da versão digital do diploma de graduação. Entre o fim de agosto e início de setembro, 2.241 diplomas foram emitidos, marcando um importante passo da UnB na era digital e na economia de recursos.

 

A assistente em administração da SAA Carolina Bardella enumera os retornos positivos da adoção dos documentos digitais. “As secretarias apontam que a solicitação de documentos diminuiu muito, principalmente quanto ao comprovante de matrícula. Isso tem reduzido o gasto de papel e o tempo das equipes com trâmites burocráticos”, conta. “Melhorou ainda mais para o aluno, que acessa os documentos quando precisa, de onde estiver.”

 

É o caso de Henrique da Silva, estudante do último semestre de Jornalismo. “Houve uma situação em que precisei de uma declaração para levar ao estágio no mesmo dia. Na Faculdade de Comunicação, o prazo de entrega do documento é de 24 horas após a solicitação. Tive que aguardar e isso me trouxe dificuldades. Com certeza agora está mais fácil”, avalia.

Para o estudante Henrique da Silva, a plataforma de documentos digitais é simples e intuitiva. Foto: Luis Gustavo Prado/Secom UnB.
O estudante Henrique da Silva considera a plataforma de documentos digitais simples e intuitiva. Foto: Luis Gustavo Prado/Secom UnB

 

NOVIDADE – Além de ampliar o acesso aos documentos pelo ambiente digital, há uma inovação no histórico escolar emitido on-line, que passa a agregar duas informações: o Índice de Rendimento Acadêmico (IRA) e a Média Ponderada.

 

“Essas informações são muito solicitadas pelos estudantes e conseguimos incluí-las na versão gerada digitalmente. Na versão emitida pelas secretarias, essas informações continuam a não constar porque são sistemas diferentes e a alteração foi apenas para o UnB Documentos Digitais”, detalha Carolina Bardella.

 

Ela esclarece que a declaração para obter o cálculo detalhado sobre o índice continua sendo emitida pelas secretarias. “O cálculo do IRA seria uma informação extensa para acrescentar. O histórico escolar traz apenas o índice consolidado, que já contempla a maior parte da demanda", informa a assistente da SAA.

 

A servidora acrescenta que os documentos ofertados digitalmente estão sendo disponibilizados em uma ordem que respeita fatores, como demanda e grau de complexidade de inserção no sistema. “Fizemos uma pesquisa com os alunos e com as equipes das secretarias acadêmicas para identificar quais documentos estudantis são mais demandados. Estamos seguindo esses resultados.”

 

COMO FUNCIONA – Desenvolvido pelo Centro de Informática (CPD), o UnB Documentos Digitais é intuitivo e simples. O acesso é feito por meio do número de matrícula e senha, a mesma cadastrada para entrar no Portal do Aluno e no Matrícula Web.

 

“Para logar, é preciso que a situação acadêmica do graduando ou pós-graduando esteja regular. Caso ele não consiga entrar, os primeiros procedimentos indicados são as opções de recuperação de e-mail ou senha, via Portal do Aluno. Se o problema continuar, ele precisará verificar sua situação junto à SAA”, explica Felipe Evangelista, coordenador de Sistemas Acadêmicos do CPD.

 

Apóslogin na plataforma, basta selecionar a opção desejada, aceitar o Termo de Consentimento, que alerta sobre as implicações legais em caso de adulteração ou falsificação, e clicar na opção Emitir Documento. O arquivo gerado pode ser impresso pelo aluno e salvo no computador ou celular.

 

>> Acesse o manual com o passo a passo para emissão dos documentos digitais

 

A autenticidade dos documentos será garantida por dois códigos de validação, um alfabético e outro por imagem, o QR Code. Agente, entidade ou órgão receptor do documento podem certificar a originalidade do comprovante por meio do endereço de validação.

 

Ao acessar a página, basta digitar o código de validação, que aparece no final do documento, ou escanear o QR Code por meio de aparelhos específicos, aplicativos de celular ou câmera do computador.

Servidores do CPD, DPO e da SAA, juntamente com o vice-reitor Henrique Huelva (ao centro), integram a força tarefa dos documentos digitais. Foto: André Gomes/Secom UnB.
Servidores do CPD, DPO e da SAA, juntamente com o vice-reitor Enrique Huelva (ao centro), integram a força-tarefa dos documentos digitais. Foto: André Gomes/Secom UnB

 

O sistema de validação oferece como resposta quatro status do código. Se válido, o documento confere com o original e deve ser aceito. Nos casos de inválido,código com prazo de validade expiradoecódigo anulado/revogado, os comprovantes devem ser recusados. A validade da emissão irá variar de acordo com a natureza do documento.

 

SIMPLIFICA UnB – A disponibilização de documentos digitais faz parte das melhorias propostas pelo programa Simplifica UnB. O programa tem como objetivo aperfeiçoar a gestão administrativa e acadêmica da Universidade, resultando em maior eficiência, eficácia e efetividade em seus processos. Com menos de dois anos de criação, o programa dinamizou processos importantes, como os de contratação de professores. Outros sete processos estão em fase de análise para implantação.

 

O vice-reitor Enrique Huelva, presidente da comissão permanente do Simplifica UnB, enfatiza que a modernização administrativa da Universidade é necessária. "Tínhamos processos que não foram modificados desde sua origem, nos anos 1980 ou 1990. Com o surgimento das tecnologias de informação e comunicação, a dinâmica da sociedade mudou completamente. Isso precisa ser internalizado em nossa forma de gestão", considera.

 

Huelva exemplifica que muitos estudantes solicitavam os documentos no formato impresso para, em seguida, digitalizá-los. "O serviço prestado à comunidade está mais ágil e moderno. Com essas melhorias, levamos a Universidade ao século XXI, no que diz respeito à gestão administrativa", acrescenta.

 

Luciana Nepomuceno, diretora de processos organizacionais no Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO), explica que a modernização tem sido executada de forma criteriosa. "Identificamos as áreas competentes envolvidas no processo a ser reformulado e, em diálogo com esses agentes, obtemos o fluxo de funcionamento atual. A partir daí, pensamos em soluções que levem à modernização e simplificação.”

 

OPINIÃO – Para a servidora Fernanda Paes, assistente em administração do Instituto de Letras, a oferta dos documentos na versão digital é um passo rumo ao melhor atendimento do público acadêmico. 

O estudante Henrique da Silva e o servidor Rogério da Costa aprovaram as inovações. Foto: Luis Gustavo Prado/Secom UnB.
O estudante Henrique da Silva e o servidor Rogério da Costa aprovaram as inovações. Foto: Luis Gustavo Prado/Secom UnB.

 

“A demanda do instituto é muito grande. Com os documentos digitais conseguimos dar mais atenção a outras demandas importantes. Mas o grande ganho é do estudante, que não precisa se deslocar ou encarar filas para pegar um comprovante. Estamos avançando em uma gestão que preza pela qualidade e satisfação do usuário”, avalia.

 

Servidor da UnB há 25 anos, Rogério da Costa parabeniza a instituição pelo avanço. “Houve período de termos filas enormes, porque nosso fluxo de trabalho é grande. Toda melhoria é bem-vinda”, opina o profissional, que atua na secretaria da Faculdade de Comunicação.

 

Ele alerta, entretanto, que, por ser uma novidade, algumas empresas ou órgãos não estão reconhecendo a validade dos documentos digitais. “Temos recebido muitos estudantes que trazem o documento solicitando que a gente assine e carimbe. Isso não é necessário, mas a empresa diz que só aceita assim. Então temos assinado”, comenta.

 

O coordenador de Sistemas Acadêmicos do CPD, Felipe Evangelista, reforça que os documentos emitidos pelo UnB Documentos Digitais têm validade e podem ser conferidos pelos agentes receptores.

 

“A autenticação desses documentos é feita por sistema. Sua validade pode ser conferida pelo código de validação. Basta que o agente receptor confira o QR Code e se o documento for apontado como válido, ele pode receber o documento com tranquilidade. A validade é a mesma de um documento carimbado e assinado manualmente pela instituição”, garante Evangelista.

 

No caso do diploma, além da validade atestada pela UnB, o documento tem validade jurídica, por utilizar criptografia com base no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Outros documentos devem ser disponibilizados no formato digital em breve, incluindo o diploma digital para estudantes de pós-graduação.

 

Documentos já disponíveis no sistema. Arte: Ana Rita Grilo/Secom UnB

 

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